Erika Veenema werkte 17 jaar in de zorg, voordat ze in 2011 overstapte naar een heel andere wereld: VvE-beheer.

“Ik verzorgde eerst bedlegerige patiënten. De laatste 10 jaar maakte ik deel uit van een spoedteam van de thuiszorg, waarvoor ik ook de planning deed.” Opheffing van het team was aanstaande vanwege bezuinigingen. Het vooruitzicht om weer aan het bed te moeten werken, trok haar niet aan. “Ik wilde me juist meer toeleggen op plannen en organiseren.” De kans om als junior VvE-manager aan de slag te gaan bij VvE Metea, greep ze graag aan. “Je regelt alles voor de VvE’s die je onder je hoede hebt, afhankelijk van de diensten die een VvE bij ons afneemt. Het brede takenpakket omvat o.a. financiën (jaarrekening, boekhouding), 24 uur storingsdienst en het opstellen van onderhoudsplannen.”

Bouwen aan relaties
Veenema is inmiddels senior VvE-manager geworden en heeft zich gespecialiseerd in het beheer van startende VvE’s. “De projectontwikkelaar schakelt me in wanneer de appartementen verkocht zijn, de splitsingsakte is opgesteld en de VvE bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven. Ik maak een begroting en stel de stukken voor de eerste algemene ledenvergadering op. Tijdens deze vergadering ontmoet ik de bewoners meestal voor het eerst.” Deze eerste contacten zijn belangrijk. “Er komt veel op een nieuwe VvE af. Ik wil ervoor zorgen dat ze het beheer voor het eerste jaar aan VvE Metea toevertrouwen en dat ze dan zo tevreden zijn dat ze bij ons blijven.”

Afwisselend
Hoe ziet een doorsnee werkdag eruit? “Die bestaat niet. Mijn collega’s en ik zitten midden in het vergaderseizoen: jaarrekeningen, begrotingen, agenda’s en concept-stukken opstellen. Daarnaast bellen VvE-besturen om een bespreking te plannen. Via de mail komen meldingen en vragen binnen. Geen dag is hetzelfde.” Regelmatig behandelt ze meldingen van lekkages en van overlast. Ook op vragen reageert ze zo snel mogelijk, maar kant-en-klare antwoorden zijn er niet altijd. “Hoe moet je als VvE omgaan met oplaadlaadpalen voor elektrische auto’s? Wat kan een VvE hiervoor regelen? Dat is ook voor mij nieuwe materie. In zo’n geval vraag ik Rijssenbeek advocaten om advies.”

Het belang van goed beheer
Oudere of jongere bewoners, grote of kleine VvE: er zijn verschillen. “De boekhouding van een grote VvE is natuurlijk complexer. Maar groot of klein, het gaat over dezelfde zaken. Oudere bewoners hebben meer tijd en willen meer dingen zelf regelen. Jongeren juist niet. Ik tast af wat mensen willen. Met jongeren praat ik anders dan met ouderen, maar ik vertel hetzelfde verhaal.” Hét grote verschil tussen VvE’s zit ‘m in het beheer. “We hebben VvE’s overgenomen van een ander bureau. Doordat in het verleden verkeerde besluiten zijn genomen, hebben ze weinig geld in kas. Dat geeft problemen als ze willen gaan verduurzamen. Ze kunnen geen keuzes maken voor de lange termijn, maar bekijken per onderhoudswerk wat ze kunnen doen.” Het is een feit: “Een VvE die genoeg middelen heeft, kan gemakkelijker besluiten nemen.”

De besluitpraktijk
Besluiten voorbereiden behoort ook tot de taak van een VvE-manager. “Je maakt een goed voorstel, maar wat de ledenvergadering gaat doen, weet je nooit zeker.” Is het niet lastig als de ledenvergadering een goed voorstel afwijst waarin ze veel tijd en energie heeft geïnvesteerd? “Een VvE-lid dat kritisch is over een voorstel, kan een vergadering meekrijgen. Gelukkig komt dat niet vaak voor. Ik bekijk dan hoe het anders kan en probeer kritische mensen te betrekken bij het maken van een nieuw plan. Want in welke vorm dan ook: onderhoud moet toch worden uitgevoerd.”

Voorop staat dat de leden beslissen. “Dat zeg ik ook. Ik wil alleen dat het complex gezond is en dat jullie er prettig kunnen wonen. Als jullie anders beslissen, even goede vrienden.”

Hoe komen besluiten over vervanging van kozijnen tot stand? “Het bestuur legt eerst de vraag over de materiaalvoorkeur voor. Is het materiaal gekozen, dan kunnen offertes worden opgevraagd. Oudere complexen hebben vaak houten kozijnen en komen daar meestal weer op uit. Ik ken zelfs een VvE die voor € 70.000 kozijnen bestelde om ze daarna toch niet te gebruiken. Zonde van het geld! Jongere complexen hebben vaak kunststof of aluminium en blijven daar meestal bij.”

De kick
Ze doet haar werk met veel plezier. “De lol zit in het regelen en zaken goed oplossen. Dat mensen zaken bij je neerleggen omdat ze vertrouwen in je hebben. Zorgen dat een VvE tevreden is, ook als het wat moeilijker gaat: daar krijg ik een kick van.” Wat waarderen relaties in jou? “Mijn eerlijkheid en oprechtheid, denk ik. Ook wel m’n snelheid van handelen. En dat ik mensen serieus neem.” Wat zijn je slechte eigenschappen? “Ik ben misschien ongeduldig. En op kantoor kan ik wel eens uitroepen: Wat hebben ze nou toch weer gedaan! Maar de klant zal dat nooit merken.”
In de loop der jaren zijn bijzondere relaties ontstaan. “Omdat ik me specialiseer in nieuwe VvE’s heb ik van een aantal VvE’s afscheid moeten nemen. Met sommige kon ik lezen en schrijven. Na de laatste vergadering krijg je dan een bloemetje of een flesje wijn. Dat hoeft niet, maar zo laten ze merken dat ze het jammer vinden dat je ophoudt.”

Qualitytime
Veenema maakt veel uren. “Doordat ik de vrijheid heb om zelf m’n uren in te delen, voelt het niet als een drukke baan. Als m’n kinderen ziek zijn, kan ik thuis werken. En ik heb elk weekend tijd voor m’n gezin; dat vinden ze al een hele verbetering ten opzichte van het werk in de zorg.” De qualitytime in het weekend wordt bijvoorbeeld besteed aan wandelen, sporten of een bezoekje aan de dierentuin. Regelmatig worden feestjes bezocht. “Mijn man en ik hebben een grote vriendenclub, met ook veel vriendjes en vriendinnetjes voor onze kinderen.” Ze hebben een dochter van bijna 7 en een van 10. Die vragen nu nog de nodige aandacht. Heeft ze plannen voor later? “Ik wil meer van de wereld zien.” Eén bestemming staat sowieso vast: Australië. “Daar woont familie van mijn man. We willen ook naar Amerika: daarna kijken we verder.”